2

Productiviteit verhogen? Doe alleen wat belangrijk is!

‘Wij stoppen met het obligaat vullen van de agenda’, was een afspraak die een directieteam maakte toen ik vorige week met hen werkte aan hun onderlinge samenwerking. Dat lijkt een logische en voor de hand liggende afspraak. Toch is het mijn ervaring dat veel managementteams hier mee worstelen: wat zetten we wel op de agenda en wat niet? Waarvoor moeten we bij elkaar komen en waarvoor niet?

Verslaafd aan brandjes blussen

Ik zie dat veel managementteams verslaafd zijn aan brandjes blussen. Zij bespreken vooral onderwerpen die urgent zijn, los van het belang van een onderwerp. De tijdmatrix van Covey biedt dan praktische handvatten.

FranklinCovey Tijdmatrix

FranklinCovey Tijdmatrix ™

Strategisch belangrijk is Q2

Daag je team uit om alleen activiteiten uit de kwadranten 1 en 2 op de agenda te zetten. De activiteiten vanuit kwadrant 1 komen daar vanzelf. Het zijn die activiteiten waarvan je weet: als we het nu niet aanpakken, krijgen we echt problemen. Maar de echte winst zit in dat tweede kwadrant. Allen strategisch belangrijke onderwerpen zitten hierin: langetermijnfinanciering, HR-beleid of M&A-beleid vanuit strategische perspectief.

Wat is belangrijk?

Voordat je activiteit kunt indelen in de kwadranten, moet je weten wat voor jouw bedrijf belangrijk is. Anders vind je alles belangrijk. Als alles belangrijk lijkt, dan doe je alles en dan gaan anderen ook verwachten dat je alles doet. Dat houdt je zo bezig, dat je geen tijd hebt om na te denken over wat er echt belangrijk is. Het is cruciaal om het met elkaar te hebben over wat echt belangrijk is. Het directieteam van vorige week wilde dat expliciet maken: ‘Wat vinden we echt belangrijk?’ en: ‘Als we bij elkaar zitten, waar willen we het dan echt over hebben?’ Daarmee werd de indeling heel eenvoudig. Veel standaardpunten konden van de agenda worden geschrapt. Mensen haalden opgelucht adem.

Je bent maatgevend als directie

De werkwijze waarmee de agenda van een directieteam tot stand komt, bepaalt sterk de manier waarop agenda’s van andere teams tot stand komen. Ook hier geldt dat de werkwijze van de directie maatgevend is voor de productiviteit en de cultuur van andere teams.

Groei naar een Q2-cultuur

Productiviteit verhogen is geen actie, het is een cultuurverandering. Met jouw managementteam kun je beginnen met de agendapunten van je overleg. Schrap de punten die niet echt belangrijk zijn, dan halveer je de agenda. Durf mensen die een punt hebben ingebracht te vertellen dat hun punt de agenda niet heeft gehaald. Te vaak verschijnen er onbelangrijke punten op de agenda om de inbrenger een plezier te doen. Deel de rest van de punten in bij Q1 of Q2. Streef ernaar om steeds meer punten uit Q2 te bespreken, zodat je als directie bespreekt waar je het over moet hebben: je strategie.

Bouw ook aan een Q2-cultuur!

Er is veel meer te zeggen over de cultuur van productiviteit dan in één blog te vangen is. Het nieuwste boek van collega Erik Roger, De 5 keuzes voor buitengewone productiviteit, bevat een extra hoofdstuk getiteld ‘Q2-leiderschap’ waarin wordt beschreven wat jij als leider kunt doen om een Q2-cultuur in je organisatie te ontwikkelen. Neem nu contact met ons op als je meer wilt weten over het bouwen van een Q2-cultuur.

[starbox]

Comments 2

  1. Pingback: Hoe verhoog je de productiviteit vanaf de directietafel? - FranklinCovey

  2. Pingback: Overwin de waan van de dag - FranklinCovey

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *