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Je crains que le système de travail à distance ne fonctionne pas

Pendant que vous vous demandez si le télétravail fonctionne, pourquoi n’ont-ils pas envoyé de mise à jour ? Pourquoi ne sont-ils pas sur le chat ? Le télétravail pourrait vous stresser en vous demandant si vous êtes sûr qu’il fonctionne. Ironiquement, ces doutes pourraient vous prendre un temps et un espace mental précieux.

Au lieu de vous laisser distraire par vos inquiétudes et de nuire potentiellement à votre relation avec votre supérieur hiérarchique, voire à ses performances, agissez.

Que pourrait-il se passer ?


  • Vous êtes en proie à des craintes non fondées parce que vous ne voyez pas que le télétravail fonctionne, parce que vous êtes nouveau dans la gestion du travail à distance ou parce que vous avez été déçu par ce système dans le passé.
  • En fait, la personne fait beaucoup de choses, mais ne vous met pas à jour de la manière que vous souhaitez.
  • La mauvaise qualité des outils de communication (ou leur mauvaise utilisation) fait qu’il vous est difficile de garder un œil sur les résultats de la personne.
  • Un fuseau horaire ou une barrière culturelle entravent vos relations de travail.
  • Vous n’avez pas suffisamment guidé la personne – peut-être parce qu’il est difficile de le faire par chat ou par vidéo – ce qui fait que le travail est incomplet ou décevant.
  • La personne ne travaille vraiment pas assez ou pas à un niveau assez élevé.

Comment y faire face :


1. Concentrez-vous sur ce que la personne a accompli, et non sur le fait de savoir si vous pouvez la voir l’accomplir.

Les membres de l’équipe à distance obligent les responsables à se rendre compte à quel point ils ont laissé le temps passer à l’aveuglette, ce qui fausse leur vision de la productivité d’un collaborateur. Le fait de voir un collaborateur travailler tard ou pendant le déjeuner, par exemple, n’en dit pas beaucoup sur son efficacité. Pourtant, cela pourrait vous amener à penser qu’ils font plus qu’un membre de l’équipe à distance – quelqu’un dont les efforts ne sont pas visibles pour vous.

Pour lutter contre ce biais potentiel, dressez une liste de ce que votre collaborateur en télétravail a accompli au cours du mois ou du trimestre écoulé. Ne vous fiez pas à votre mémoire, qui a tendance à mettre en évidence et à corroborer vos craintes. Rassemblez plutôt les faits de manière objective : Retournez à vos anciens courriels, listes d’objectifs à partir des réunions de planification et des examens de performance, et des mises à jour des tâches dans les outils de gestion de projet.

Même si vous constatez une baisse de production – par exemple, votre collaborateur remplit moins de tickets d’assistance ce mois-ci que le mois dernier – demandez-vous si cela indique vraiment qu’ils ne travaillent pas assez. Se pourrait-il que leur production des deux derniers mois ait été insoutenable, ce qui signifie que ce que vous voyez maintenant n’est qu’un retour à la normale ?

Si vous découvrez des preuves de sous-performance, vous devrez vous attaquer à la cause, qu’il s’agisse d’un problème de motivation ou d’un manque de compétences.

2. Prenez des mesures pour établir la confiance et les rapports avec votre interlocuteur direct à distance.

Si vous n’avez pas confiance en votre système de travail à distance, il est trop facile d’utiliser la distance physique comme excuse pour se désengager de la personne. Peut- être déléguerez-vous moins de tâches, vous présenterez-vous moins souvent à l’accueil, ou attendrez-vous avant de donner un feedback ou des opportunités de développement.

Cela ne fait qu’aggraver le problème. Tout d’abord, une relation faible avec vous – le principal lien de la personne avec l’entreprise – pourrait la démotiver et entraver ses performances. Deuxièmement, si sa production souffre vraiment, elle a besoin de plus d’attention de votre part, et non de moins. Et troisièmement, lorsque vous cessez de confier à une personne un travail important, vous lui donnez moins d’occasions de faire ses preuves, créant ainsi un cercle vicieux de faibles attentes et de faibles performances.

Pour établir ou rétablir la confiance avec votre collaborateur, essayez :

  • Apprendre à mieux connaître la personne. Peut-être réservez-vous les 5 premières minutes de chaque tête-à-tête pour des discussions informelles ou faites – vous enfin l’effort, ce trimestre, de rendre visite à votre collaborateur en personne. À l’occasion, vérifiez comment le fait d’être à distance fonctionne pour lui: « Comment gérez-vous l’absence de séparation entre la maison et le travail ?
    Vous avez quelque chose qui vous aide à décompresser ? ”

  • Demander à votre collaborateur de vous indiquer ce que vous pourriez améliorer en tant que manager. Lorsque vous demandez à votre interlocuteur de manière authentique, il vous indique que vous accordez de l’importance à son opinion. Vous aurez plus de chances d’obtenir des informations honnêtes et utiles si vous demandez un feedback dans un domaine spécifique, par exemple sur la manière dont vous relevez certains des défis courants auxquels les co-équipiers sont confrontés : « Où en suis-je avec le partage des nouvelles de l’entreprise ? Y a-t-il un sujet récent sur lequel vous aimeriez avoir plus (ou même moins) de détails ou de contexte ? »

3. Cherchez et appliquez les idées de managers pairs qui ont des membres d’équipe à distance.

Chaque organisation a sa propre culture autour du travail à distance. Pour mieux naviguer dans la vôtre, tournez-vous vers la banque de connaissances qui vous entoure déjà : vos pairs. D’autant plus si vous pouvez trouver un responsable en télétravail dont le rôle est similaire à celui de votre collaborateur.

Vous avez plus de chances de trouver un tel pair si vous développez constamment un solide réseau interne de pairs.

Une fois que vous aurez réservé du temps avec des pairs expérimentés, vous pourrez poser des questions :

  • « Avez-vous déjà eu des préoccupations similaires concernant les habitudes de travail d’une personne éloignée ? Que s’est-il passé ? Qu’avez-vous appris de cette expérience ?
  • « Comment établir et maintenir la confiance avec vos collaborateurs à distance ? »
  • « Quels sont les outils de communication et de gestion de projet que vous utilisez ? Comment travaillent-ils pour vous et votre équipe ?

Essayez ce qui vous semble pertinent pour votre situation. Partagez ensuite avec vos pairs la manière dont cela se passe afin d’aider à affiner et à renforcer les pratiques de gestion efficaces dans votre organisation.

4. Clarifiez et alignez vos attentes en matière de performances avec votre collaborateur en télétravail.

Et si votre interlocuteur pense que son travail est exactement ce que vous recherchez – alors que ce n’est pas le cas ? C’est plus courant que vous ne le pensez.

Le problème réside souvent dans la manière dont vous avez fixé et fait respecter (ou non) les attentes en matière de performances, ce qui peut être particulièrement délicat avec le travail à distance. Par exemple, un collaborateur qui travaille à vos coté peut souvent se retourner, vous montrer son projet de rapport client et vous demander « Comment ça se présente » pour s’assurer qu’il est sur la bonne voie. Mais il est beaucoup plus difficile pour un collaborateur à distance d’avoir ce genre d’échanges spontanés qui peuvent sembler insignifiants, mais qui peuvent contribuer grandement à harmoniser les attentes entre un responsable et son collaborateur.

En plus de lire attentivement les instructions avec votre collaborateur, essayez :

  • Utilisation d’aides visuelles. Pensez aux diapositives, aux images, aux maquettes et aux tableurs – tout ce qui peut aider les collaborateur à voir littéralement ce que vous voulez dire lorsque vous donnez des instructions. Vous pourriez même envisager d’envoyer par courrier un objet que votre télécommande pourrait voir, tenir et inspecter, comme un prototype physique ou une explosion.
  • Sondage pour obtenir des informations et de la compréhension. Cela est particulièrement important lors des conversations en ligne ou au téléphone. Essayez de poser des questions comme : « Cette approche vous semble-t-elle faisable, compte tenu de ce que je demande et de vos autres responsabilités ? « ou « Selon vous, quel sera le plus grand défi de ce projet ?
  • Suivi. Puisqu’en télétravail, les collaborateurs ne peuvent pas vous taper sur l’épaule pour un rappel rapide, assurez-vous d’envoyer un résumé écrit de ce dont vous avez discuté tous les deux, à la fois pour que votre collaborateur à distance ait la possibilité de dissiper les malentendus et pour que vous ayez un dossier écrit auquel vous pourrez vous référer à l’avenir pour évaluer les progrès.

5. Clarifiez et alignez vos attentes en matière de communication – tant pour les mises à jour individuelles que pour les mises à jour en équipe.

Aucun manager ne veut jouer le rôle d’un agent de libération conditionnelle, en utilisant la prétention d’un appel rapide pour confirmer que le télétravail fonctionne – cela fait partie de la liste restreinte des moyens de nuire à la confiance. Mais songez à la différence que peut faire l’établissement d’attentes en matière de communication dès le départ : Si vous avez accepté de manière préventive de partager les mises à jour à certains intervalles, ce qui pourrait autrement être perçu comme de la micro-gestion devient quelque chose de routinier, un élément naturel de votre relation de travail et de la culture de toute l’équipe.

Pour fixer et maintenir les attentes quant à la manière et à la fréquence avec lesquelles votre télécommande fournit des rapports d’avancement, réfléchissez :

  • La fréquence et le niveau de détail que vous souhaitez dans les mises à jour 1-sur-1. Selon votre situation, vous pouvez demander une mise à jour du statut chaque matin, chaque semaine ou chaque fois que votre télécommande franchit une étape importante dans le travail. Il peut s’agir d’un bref courriel ou d’un appel téléphonique avec les points forts, ou d’un rapport approfondi. Il est préférable de ne pas trop communiquer dès le départ, afin d’avoir l’impression d’obtenir les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez toujours revenir en arrière, déplacer un contrôle ou vous enregistrer une fois que vous et votre collaborateur êtes synchronisés.
  • Protocoles à l’échelle de l’équipe. Si tous les autres membres de l’équipe suivent un système de partage des objectifs et des mises à jour, votre collaborateur à distance devrait en faire autant. Ne sous-estimez pas l’élément de pression sociale – rappelez à votre distant ce que toute l’équipe a accepté de faire. Doit-elle envoyer par e-mail des récapitulatifs des décisions prises par chacun après la vente ? Envoyer des messages sur un canal de discussion lorsqu’ils découvrent un embranchement potentiel ? Mettre rapidement à jour l’outil de gestion des projets ou des tâches de l’équipe ? Si votre équipe ne suit pas des pratiques spécifiques comme celles-ci, envisagez de vous réunir en groupe et de faire un brainstorming d’idées pour certains.
  • Ce qui fonctionne le mieux pour votre télétravail. Si votre collaborateur en télétravail pense qu’il n’est pas nécessaire de communiquer davantage, ou si vous pensez que vos demandes déclenchent une alarme à laquelle vous ne faites pas confiance, expliquez comment une communication plus importante et de meilleure qualité vous aidera tous les deux : « Si nous avons tous une meilleure connaissance du travail des autres, nous pourrons détecter et résoudre les problèmes plus tôt.
    Assurez-vous également de reconnaître (et de corriger !) tout obstacle à la communication auquel votre collaborateur a pu être confrontée : Peut-être que l’équipe s’est réunie en personne sans être filmée, que vous avez ignoré le décalage horaire et la messagerie instantanée pendant l’heure du déjeuner, ou que personne ne les a jamais formés à l’outil de gestion de projet que tout le monde utilise.

6. Rendez les enregistrements plus interactifs – par exemple, faites fonctionner votre partage d’écran à distance.

Peut-être avez-vous besoin de voir le travail d’une personne à distance, et pas seulement d’en entendre parler, pour ne pas avoir à deviner ce qu’elle fait. Et lorsque vous examinez visuellement le travail d’une personne lors d’un enregistrement, vous créez l’occasion d’une discussion en va-et-vient qui peut être utilisée pour un feedback, un accompagnement et un développement. Le partage d’écran peut également permettre de contourner les barrières culturelles ou linguistiques. Il y a moins de choses à interpréter si vous regardez tous les deux la même chose, par rapport à la déduction des progrès à partir du ton et de votre compréhension ou de celle de votre interlocuteur d’une deuxième langue.

Si vous avez besoin de temps pour examiner le travail avant la conférence, veillez à prévenir votre collaborateur suffisamment à l’avance.

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