Choice 4: Entretenez votre apport énergétique, ne vous brûlez pas®

Dans les trois premiers choix, vous avez une vision claire des choses exceptionnelles que vous voulez accomplir.  Mais vous êtes toujours confronté à un grave danger lié aux perturbations à venir – de véritables défis pour gérer votre attention.  Vous avez besoin d’un processus simple pour éviter que la technologie ne vous fasse perdre pied.

Le quatrième choix repose sur le principe de l’alignement.  Quelle que soit la technologie utilisée, elle doit fonctionner de manière synchronisée pour nous aider à réaliser nos priorités Q2.  La technologie peut devenir un partenaire de confiance pour gérer l’information lorsqu’elle est mise en place intentionnellement, plutôt qu’un canal pour les interruptions et les distractions non planifiées.

Toutes les informations qui nous parviennent (notamment par courrier électronique) entrent dans l’une des quatre catégories suivantes (les “quatre principales”) :

1. Les rendez-vous : Les choses que vous devez faire à des moments précis.
2. Tâches : Les choses que vous devez faire mais qui ne sont pas encore planifiées.
3. Contacts : Informations sur les personnes avec lesquelles vous interagissez.
4. Notes/Documents : Autres informations dont vous voulez garder la trace et qui n’entrent pas dans l’une des autres catégories.

Coup de maître 1 : gagnez sans vous battre

L’objectif est d’automatiser en toute confiance le plus grand nombre possible de décisions pour que votre cerveau n’ait pas à dépenser de l’énergie pour des tâches banales ou inutiles. Maîtrisez les règles ou les fonctions de filtrage de votre programme de messagerie pour rediriger et traiter les messages avant même qu’ils n’arrivent dans votre boîte de réception.

2e coup de maître : transformez-la en ce qu’elle est.

Éliminez de votre boîte de réception toutes les activités supplémentaires des Q3 et Q4 que les règles et les filtres n’ont pas traitées, puis gérez efficacement les Q1 et Q2. Étant donné que chaque courriel correspond à un ou plusieurs des quatre éléments de base, vous pouvez immédiatement le transformer en ce qu’il est et l’éliminer de votre boîte de réception.

Coup de maître n°3 : Relier pour localiser

Éliminez la nécessité de trouver toutes les ressources dont vous avez besoin pour des réunions et des rendez-vous importants en les ayant toutes à portée de main dans un seul endroit.  Il s’agit de voir comment toutes ces ressources sont liées entre elles, puis de les relier au rendez-vous afin qu’elles soient disponibles instantanément lorsque vous en avez besoin.